Strategisches IT-Management oder die IT-Versorgung neu denken

Die zunehmende Digitalisierung aller Prozesse und die Vernetzung in die „digitale Kulturwelt“: Die Anforderungen an die Informations- und Kommunikationstechnologie sind in der DNB kontinuierlich gewachsen – und werden dies wohl auch in Zukunft tun. Im Rahmen der Strategischen Prioritäten erarbeitet die DNB Konzepte für eine flexible, bedarfsgerechte und nachhaltige Versorgung mit Informations- und Kommunikationstechnologien. Hierzu wurde das Projekt „Strategisches IT-Management“ initiiert. Teil des Konzeptes ist es, die organisatorische, prozessuale und ressourcenseitige Ausrichtung des Fachbereichs IT so zu gestalten, dass dieses Ziel erreicht wird.

Ein „Architekturbüro mit eigenen Handwerker*innen“: Ausgehend von dieser Metapher wurde ein Zielbild für die künftige Ausrichtung der IT-Versorgung erarbeitet. Ein wichtiger Aspekt des Zielbildes: Die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen, um die IT-Versorgung gemeinsam sicherzustellen. Die Zusammenarbeit soll künftig in Form einer Overlaystruktur organisiert werden. Hierzu werden thematische Einheiten – intern auch „Thematische Häuser“ genannt – gebildet. Diesen festgelegten thematischen Einheiten werden feste Ressourcen und Personen mit ihren Aufgaben zugeordnet.

Fünf thematische Häuser, ein gemeinsames Ziel

Aktuell sind fünf thematische Häuser geplant. Als Pilot soll die Einheit „Digitale Objekte“ im Jahr 2023 starten. Weitere Themengruppen sind die „Physischen Objekte“, „Metadaten“, „Verwaltung“ sowie „Kulturelle Vermittlung“. Hierzu legt das Konzept nur die allgemeinen Rahmenbedingungen fest, das Ausarbeiten spezifischer Details ist Aufgabe der Einheiten, in Abstimmung mit dem Projektteam. Die Einheiten müssen einerseits in die Strategieprozesse eingebunden sein und andererseits durch entsprechende Serviceleistungen im Sinne von Querschnittsaufgaben unterstützt werden. Im Zielbild ist dazu der Aufbau von Serviceteams vorgesehen. Ganz im Sinne einer ganzheitlichen IT-Versorgung sieht das Zielbild die Rolle eines Unternehmensarchitekten vor, der für die Gesamtarchitektur und das IT-Portfolio verantwortlich ist.

Zukünftige Rolle des Fachbereichs IT

Die Auseinandersetzung mit der zukünftigen IT-Versorgung der DNB sowie der Rolle des Fachbereichs IT haben zudem gezeigt: Konzeptionelle Tätigkeiten für die IT-Versorgung müssen stärker in den Vordergrund rücken, während die konkrete Realisierung von Dienstleistungen sich auf noch festzulegende Kernbereiche beschränken muss. Für Aufgaben außerhalb dieser Kernbereiche gilt es, verstärkt auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Hierzu wird im Projekt eine Sourcing-Strategie zur Einbindung externer Anbieter erarbeitet. Als weitere wichtige Themen wurden neben dem Sourcing die Handlungsfelder Prozesse und Portfolio und dessen Management in Angriff genommen.

„Einfach mal machen!“: Ein Hackathon für die Deutsche Nationalbibliothek

Warum ein Hackathon?

Oft bewegt sich der Arbeitsalltag innerhalb gewohnter Bahnen, mit definierten Schnittstellen zu anderen Abteilungen. Ein Hackathon bietet hingegen den Freiraum, spielerisch etwas Neues auszuprobieren – und aus den gewohnten Routinen auszubrechen. Auf diese Weise kann Platz für neue, kreative Lösungen geschaffen werden.

Der DNB-Hackathon richtete sich an alle Mitarbeitenden, egal ob in Leipzig oder in Frankfurt, unabhängig von Fachbereich oder Abteilung. Interessierte konnten sich mit ihren Ideen, Fähigkeiten und Perspektiven einbringen. Um diesen Austausch, um das gemeinsame Entwickeln und das „Einfach mal machen“ ging es beim DNB-Hackathon.

Positive Lernerfahrung für Kolleg*innen und Organisationsteam

Am Ende des Hackathons waren alle Teilnehmenden überrascht, wie viel in einem kurzen Sprint von zwei Tagen möglich ist. Außerdem wurde die Zusammenarbeit über Fachbereiche und Abteilungsgrenzen hinweg gelobt. Yvonne Jahns, Referatsleiterin in der Inhaltserschließung: „Ich bin absolut begeistert davon, was eben präsentiert wurde! Ich wünsche mir sehr, dass es im nächsten oder übernächsten Jahr wieder einen DNB-Hackathon gibt.“

Die in nur zwei Tagen Arbeit erreichten Ergebnisse können sich sehen lassen.

Das ist herausgekommen:

• Fehlersuche mit pica-rs
  Mit dem „Pica-Linter“ entwickelten Kolleg*innen ein Tool für die Suche nach Metadaten-Fehlern. Das Ergebnis: Die Metadaten sind in vielen Bereichen der DNB noch nicht perfekt (aber doch ziemlich gut).

• Reise zum Jupyter
  Zwei Kolleginnen nahmen sich vor, die Anwendung „Jupyter Notebooks“ zu erkunden, die sich insbesondere bei Data Scientists großer Beliebtheit erfreut und zahlreiche Tools für die Analyse großer Datenmengen bietet.

• Große Pläne für große Herausforderungen
  Das Team trug Ideen zur Personalentwicklung zusammen.

• Benutzung 2.0, die Erste
  Mit Erklärvideos, Einblicken hinter die Kulissen und attraktivem Bildmaterial die Bindung zu Benutzer*innen stärken? Ein Team widmete sich der Vermittlung von Benutzungsdiensten auf Social Media.

• Viele Daten – aber schnell
  Das Team widmete sich der Frage, wie aufwändige Auswertungen großer Datenmengen auf neuen Wegen nutzbar werden können – zum Beispiel durch schnellen Zugriff, flexible Gestaltung von Datenabfragen, leichte Zugänglichkeit für Nutzende und moderne Technologie.

• Twitter sammeln
  Was ist das relevante „deutsche“ Twitter? Und wie kommt man technisch an die Datensätze ran? Diesen Fragen ging ein Team aus acht Kolleg*innen nach.

• Deutsches Exilarchiv kartografieren
  Die Exilmonografien des Deutschen Exilarchivs sind ein gefragter Forschungsgegenstand. Ein Hackathon-Team hat Metadaten der Monografien ausgewertet und in einer interaktiven Website auf einer Landkarte dargestellt.

• Digitale Objekte anders präsentieren
  Geschaffen wurde ein DNB-Adventskalender, der im Dezember 2022 jeden Tag ein anderes digitales Objekt aus dem Bestand hervorbrachte.

• Benutzung 2.0, die Zweite
  Vier Kolleg*innen haben nun auch den DNB-Benutzungsausweis in die Wallets auf iOS und Android Smartphones gebracht. In nur zwei Tagen haben sie ein Design für den Ausweis erstellt.

• Der neue Katalog im Blog
  Dieses Team arbeitete an einer Serie von Blogbeiträgen zum neuen Katalog.

Aus vier mach eins: Zusammenführung der DNB-Bestandsdatensätze gestartet

Umzug unter ein gemeinsames Dach: Bisher waren die Bestandsdaten der DNB unterschiedlichen internen Bibliotheksnummern zugeordnet (ILN). Die 1 stand für den Standort Leipzig, die 2 für Frankfurt am Main, die 3 war dem DMA und die 4 dem DEA zugeordnet. Hintergrund waren die damaligen technischen Begebenheiten. Jetzt sollen alle DNB-Bestandsdatensätze zusammengeführt werden. Die Zusammenführung von ILN 1 und ILN 3 machte den Anfang.

Am 29. August 2022 konnte die erste Stufe der technischen Zusammenführung aller DNB-Bestandsdatensätze umgesetzt werden: das Verschieben der circa 1,4 Millionen Bestandsdaten des Deutschen Musikarchivs unter das „Dach" der rund 24 Millionen Leipziger Bestandsdaten. Die entscheidende technische Umstellung erfolgte im zentralen Bibliothekssystem der DNB, dem ILTIS.
Bis zum Stichtag waren die DMA-Bestandsdaten der internen Bibliotheksnummer ILN 3 zugeordnet. Am Wochenende vor dem 29. August 2022 wurde diese Zuordnung geändert – und zwar auf die ILN 1. Damit befinden sie sich jetzt im Pool der Leipziger Bestandsdaten. Dies war zwar nur ein kleiner Schritt für das zentrale Bibliothekssystem, er hat jedoch gravierende Auswirkungen auf alle anderen Systeme der DNB.

Ein großer Schritt für die DNB-Systeme

Der bisher im Leipziger Erwerbungssystem vorhandene spezielle Mandant für das DMA wird nun nicht mehr benötigt: Im Erwerbungssystem Leipzig sind jetzt alle Bestände, die sich in Leipzig befinden, vollständig verzeichnet. Gemeinsam mit dem Dienstleister OCLC wurden die Anpassungen im Erwerbungssystem so gut vorbereitet und umgesetzt, dass es zu keinerlei Reibungsverlusten kam: Die Erwerbung konnte nach der Umstellung weiterarbeiten, als wäre nichts passiert. Hervorzuheben ist dabei, dass OCLC bei den erforderlichen Anpassungen bereits die ,große' Zusammenführung aller DNB-Bestandsdaten berücksichtigt und vorbereitet hat.

Kompetente Begleitung durch die Kerngruppe

Doch auch in der DNB wurde bereits ab der 1. Stufe der technischen Zusammenführung aller Bestände nicht nur kleinteilig geplant, der Blick war auch hier bereits auf das große Ganze gerichtet. In der ,Kerngruppe' wurden frühzeitig mögliche Auswirkungen der Zusammenführung auf die DNB-Anwendungen diskutiert. Dabei wurden auch Konzepte für die Arbeitsabläufe und die Identifizierung der jeweiligen Bestandsdaten erarbeitet. In der Kerngruppe waren alle für die Erschließung und Katalogisierung relevanten Arbeitsbereiche vertreten. Bereits mit Abschluss der 1. Stufe können die Leipziger Kolleg*innen alle Leipziger Bestandsdaten im zentralen Bibliothekssystem mit derselben Kennung bearbeiten. Ein Kennungswechsel, um die DMA-Bestandsdaten zu bearbeiten, ist nicht mehr notwendig.

Blick in die Zukunft

In 2023 folgt mit der technischen Zusammenführung der Bestandsdaten der Archivalien des Deutschen Exilarchivs mit den Frankfurter Bestandsdaten die Stufe 2. Diese dient als Vorbereitung auf die abschließende Stufe, die technische Zusammenführung aller DNB-Bestandsdatensätze. Diese 3. Stufe wird im Rahmen eines DNB-Projektes umgesetzt. Nach Ende des Projektes werden alle DNB-Bestandsdaten der internen Bibliotheksnummer ILN 1 zugeordnet sein. Es wird dann nur noch ein DNB-Erwerbungssystem geben – und mit jeder DNB-Kennung können alle DNB-Bestandsdaten bearbeitet werden.

Zusammenführung der Bestandsdatensätze Abbildung: DNB

Neues Arbeiten in der Deutschen Nationalbibliothek: Dienstvereinbarung mobile Arbeitsformen

Ob regelmäßig als „alternierende Telearbeit“ oder sporadisch als „mobiles Arbeiten“: Mobile Arbeitsformen waren auch vor der Pandemie keine Unbekannten in der Arbeitswelt der DNB. Die erste Dienstvereinbarung über alternierende Telearbeit wurde bereits 1999 abgeschlossen. Zunächst gab es individuelle Vereinbarungen. Sie wurden vornehmlich mit den Beschäftigten geschlossen, in deren Arbeitsbereich die Digitalisierung der Bibliotheksarbeit forciert wurde. Seitdem erobern mobile Arbeitsformen im Windschatten der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitsmethoden die Arbeitsplätze innerhalb der DNB. Bis zu 60% der Arbeitszeit kann durch die neue Dienstvereinbarung mobile Arbeitsformen mobil erfolgen.

Die Pandemie als Beschleuniger des Wandels

War Telearbeit zu Beginn meist so angelegt, dass die Beschäftigten während ihrer Telearbeit von Anrufen der Kolleg*innen unbehelligt blieben, hat sich das Blatt inzwischen gewendet: Die Tage am heimischen Arbeitsplatz sind angefüllt mit Telefon- oder Videomeetings. Während der Corona-Pandemie wurden große Teile der Beschäftigten mit der benötigten Hard- und Software ausgestattet. Heute sind regelmäßiges oder sporadisches Arbeiten von zu Hause oder unterwegs aus dem Arbeitsalltag vieler Beschäftigter nicht mehr wegzudenken. Die Anzahl der Arbeitsfelder, welche die DNB für mobile Arbeitsmethoden öffnen konnte, hat sich stark vergrößert. Das ist ein unschätzbarer Gewinn. Hiervon profitiert auch die DNB als Arbeitgeberin enorm. So können Beschäftigte, bei denen es die Aufgaben zulassen, den beruflichen Alltag besser an die privaten Bedürfnisse anzupassen – was die Mitarbeitenden gerne annehmen.

Das Beste aus beiden Welten  

Bibliotheken sind aber auch ein Ort der Begegnung, des Austausches und der Wissensvermittlung. Zwar findet Vieles mittlerweile im virtuellen Raum statt. Doch die Nutzer*innen unserer Bestände und Forschende besuchen täglich die beiden faszinierenden Gebäude in Leipzig und Frankfurt am Main. Natürlich braucht es hier auch Beschäftigte, die vor Ort tätig sind, um alle Dienstleistungen anbieten zu können. Mit der Neufassung der Dienstvereinbarung zu den mobilen Arbeitsformen hat die DNB die Rahmenbedingungen der neuen Arbeitswirklichkeit festgelegt. Jetzt geht es darum, in der praktischen Umsetzung die Grenzen des Machbaren auszuloten – gemeinsam mit Führungskräften und Beschäftigten.

„Herzlichen Glückwunsch zum Launch“: Neues DNB-Intranet gestartet

Praktisch konzipiert und im neuen Look: Im Jahr 2022 ging das neue Intranet der DNB live. Es löst das alte Intranet ab, das weder technisch noch in puncto Benutzerfreundlichkeit auf dem aktuellen Stand war. Das Ziel der Neuentwicklung: Ein Intranet gestalten, das moderne Suchgewohnheiten ebenso berücksichtigt wie die Bedarfe der Organisationsbereiche und die Wünsche der Beschäftigten. Aus diesem Grund war das Projekt von Anfang an auf Kollaboration ausgelegt. Es wurde eine möglichst große Anzahl an Stakeholdern in die Projektarbeit einbezogen. Das Ergebnis stößt auf große Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden. 

Was hat das neue Intranet zu bieten?

Ein Konzeptionsworkshop Anfang des Jahres 2020 bildete die Basis für den Relaunch zwei Jahre später Foto: Kerstin Meinel

Zentrale Nachrichten werden nun prominent auf farbigen Kacheln im Slider angezeigt. Weitere Nachrichten der einzelnen Bereiche sind als persönlicher News-Feed darunter sichtbar. Es gibt einen Kalender mit anstehenden Terminen und Veranstaltungen, die Anmeldung erfolgt direkt im Intranet. Alle relevanten Informationen sind über Flyout-Menüs sowie über die Suchfunktion gut zu finden.
Das neue Intranet wird arbeitsteilig von allen Bereichen der DNB mit Inhalten befüllt, aktualisiert und weiterentwickelt. „Herzlichen Glückwunsch zum Launch des neuen Intranets! Es ist schön geworden und macht Lust, es täglich zu nutzen...“ –nur eine von vielen zufriedenen Rückmeldungen zum erfolgreichen Projekt.

Wie alles begann

Ein Konzeptionsworkshop am Anfang des Jahres 2020 bildete den Auftakt einer Vielzahl von Terminen mit Vertreter*innen aller Bereiche der DNB. Dass zwei Monate später diese Termine bedingt durch die Corona-Pandemie in den virtuellen Raum verlagert werden mussten, war dabei nicht die größte Hürde. Im Gegenteil: Dank Headset, Kamera und Meeting-Software konnten die Gruppen – je nach Bedarf – in unterschiedlichen Zusammensetzungen sehr flexibel und vor allem standortübergreifend zusammenarbeiten.

Ein Intranet für alle Fälle

Die größte Herausforderung bestand eher in der Vielzahl der Anforderungen an das neue System. Denn neben der Abdeckung des regelmäßigen Informationsbedarfes von Leitung und Beschäftigten sollte es idealerweise auch ganze Workflows abbilden. Dennoch war schon wenige Monate später ein Prototyp entstanden (ein „Klick-Dummy“), der zumindest einen Großteil der Bedarfe abdeckte. Mit der Linchpin Intranet Suite war schnell ein System gefunden, das bei der vorgenommenen Evaluation den höchsten Abdeckungsgrad sowohl der Muss- als auch der Soll-Kriterien an das neue Intranet bot.

Ein Lock-Screen mit Countdown steigerte die Vorfreude auf den Livegang des neuen Intranets Foto: Kerstin Meinel

Während der technischen Implementierung des gewählten Systems wurde weiterhin intensiv an der Konzeption gearbeitet – die sogenannte Informationsarchitektur musste festgelegt werden. Dahinter verbergen sich die Menüstrukturen, der Aufbau der Startseite und die Festlegung von Seitentypen und Modulen. Das bereits seit langem gewünschte Beschäftigtenverzeichnis ließ sich nun endlich anhand von Nutzerprofilen realisieren, die von allen auf freiwilliger Basis mit zusätzlichen Informationen wie Hobbys oder einem persönlichen Foto angereichert werden können. Mit Schriften, Farben und Logo bekam das neue System schnell ein Look-and-Feel der DNB.

In vier Monaten waren die Inhalte eingepflegt

Ein großer Pluspunkt des neuen Systems ist, dass es auf einem bereits in der DNB vorhandenen System basiert und daher einem Großteil der Beschäftigten bereits vertraut ist. Das zeigte sich sehr schnell auch bei den Schulungen: Eine aufwändige Grundlagenschulung der zukünftigen Bereichsredakteur*innen war nicht notwendig, sondern lediglich eine Aufbauschulung zum Kennenlernen der speziellen Module. Im Anschluss daran wurden in nur vier Monaten alle Inhalte eingepflegt – circa 2.000 Seiten/Dokumente aus dem alten Intranet mussten dafür gesichtet, aussortiert, neu strukturiert und in den meisten Fällen auch neu formuliert werden, Bilder rundeten die neu angelegten Seiten ab. Und auch hierbei fand eine Form der Kollaboration statt: Ein einfaches Rechte-Rollen-Konzept erlaubt bereichsübergreifendes Arbeiten, gegenseitige Vertretung und auch Transparenz, welche Inhalte zuletzt von wem geändert wurden.

Der Countdown zum Livegang

Teil des Morgenrituals in der DNB: Als Erstes öffnet sich das Intranet – die Mitarbeitenden der DNB schätzen die Benutzerfreundlichkeit nach dem Relaunch Foto: Lisa Zehner

Im Sommer 2022 war es dann soweit – der Launch des neuen Intranets stand bevor. Statt Vor-Ort-Schulungen gab es Video-Tutorials mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Entdecken des neuen Intranets, einen eigenen Lock-Screen mit Countdown bis zum Livegang und – für diejenigen, die noch etwas mehr zur Konzeption erfahren wollten – virtuelle Lunchtalks. Inzwischen ist auch das „neue“ Intranet zur Gewohnheit geworden, es öffnet sich morgens beim Systemstart automatisch und versorgt einen mit allen wesentlichen Informationen. Perfekt ist es sicher nicht und es bleibt immer Luft nach oben – aber nach dem Relaunch ist bekanntlich vor dem Relaunch …

An etwas Bedeutendem und Bleibendem mitwirken – sinnvolles Schaffen mit der Deutschen Nationalbibliothek

Fachkräftemangel in Bibliotheken und ein Berufsfeld im Wandel: Im März 2022 launchte die DNB eine Kampagne zur Fachkräftegewinnung. #sinnvollesSchaffen lautet der Claim, mit dem die DNB fortan auf den Arbeitgebermarkt tritt. Dahinter steht das Versprechen, bei Deutschlands größter Archivbibliothek an etwas Bedeutendem und Bleibendem mitzuwirken und das kulturelle Erbe mit der digitalen Zukunft zu verknüpfen.

Bibliotheken stehen in den kommenden Jahren vor Herausforderungen, wenn es um die Gewinnung und Bindung von qualifiziertem Personal geht – hier bildet die DNB keine Ausnahme. Das Berufsbild Bibliothekar*in befindet sich im Wandel, wird digitaler und dreht sich immer mehr um die aktive Vermittlung der Sammlungen. Neue Archivierungs- und Vermittlungsformate, Services und Erwartungen von Nutzer*innen bieten spannende Aufgaben für IT-Fachkräfte. Auf dem Weg zum Kulturgedächtnis 4.0 braucht es eine leistungsfähige Verwaltung. Gleichzeitig möchte die DNB als Arbeitgeberin dem starken Wunsch nach persönlicher Entwicklung und sinnstiftender Arbeit gerecht werden.

Web und Soziale Medien im Fokus

Seitenbesucher*innen erfahren in vier Arbeitswelten mehr über die Aufgaben einer Nationalbibliothek: Bibliothek, Informatik, Verwaltung sowie Ausbildung und Duales Studium. Interessierte finden Informationen über die Arbeitswelt selbst, Beschäftigten- und Führungskräftestimmen, Beispielprojekte und Themen aus den jeweiligen Arbeitswelten. Unter „Wir als Arbeitgeberin“ erfährt man ganz allgemein, was das Arbeiten bei der DNB ausmacht. Neu sind außerdem die Einblicke von Kolleg*innen in Wort und Bild sowie der LinkedIn-Auftritt. 

(Selbst-)Verständnis weiterentwickeln

Ziel der Kampagne ist es, eine breitere Zielgruppe für eine Beschäftigung in der Bibliothek anzusprechen und damit den Blick auf das Berufsfeld zu erweitern: Die DNB sucht bibliothekarisches Fachpersonal, aber auch Data und Information Scientists, IT-Fachkräfte, Projektmanager*innen, Sozial- und Geisteswissenschaftler*innen, Naturwissenschaftler*innen und Menschen, die mit ihrer Arbeit einen sinnvollen Beitrag leisten und das kulturelle Erbe mit der digitalen Zukunft verknüpfen möchten. Im DNB Blog erzählen Kolleg*innen in „3 Fragen an …“ aus ihrem Berufsalltag und berichten von Aufgaben, mit denen man in einer Bibliothek vielleicht nicht gerechnet hätte: