Erste Bilanz: ein Jahr mobile Arbeitsformen

Ob regelmäßig als „alternierende Telearbeit“ oder sporadisch als „mobiles Arbeiten“: 2022 wurde die Dienstvereinbarung über mobile Arbeitsformen in der Deutschen Nationalbibliothek eingeführt. Die Umsetzung ist ein Spagat: Auf der einen Seite der Anspruch der DNB, Nutzenden täglich die physischen und digitalen Bestände vor Ort in den Lesesälen zur Verfügung zu stellen. Auf der anderen Seite der Wunsch vieler Beschäftigter, ortsflexibles Arbeiten zu ermöglichen. Doch der Spagat scheint geglückt. Stimmen aus dem Jahr 2023.

Mitarbeitende, deren Tätigkeiten das Arbeiten an einem anderen Ort erlauben, nutzen die Möglichkeiten, bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Dadurch hat die DNB mehr Attraktivität als Arbeitgeberin erlangt, indem sie flexiblere Lösungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben geschaffen hat. Fast 25 % der Mitarbeitenden nutzen die „alternierende Telearbeit“. Die Möglichkeit des „mobilen Arbeitens“, also der anlassbezogenen Variante, von einem anderen Ort aus zu arbeiten, wird von Beschäftigen und Führungskräften gut angenommen und hilft ebenso, die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatem zu verbessern.

So haben Beschäftigte 2023 von der Arbeitszeitregelung profitiert:

Führen im digitalen Zeitalter: DNB@Campus Führung

Im steten Wandel unserer Arbeitswelt bleibt nichts unverändert. Diese Dynamik erfordert auch von den Mitarbeitenden der Deutschen Nationalbibliothek ein hohes Maß an Flexibilität und Offenheit gegenüber Veränderungen. Eine entscheidende Rolle kommt dabei den Führungskräften zu. Aus diesem Grund wurde im Jahr 2023 erstmalig DNB@Campus Führung ins Leben gerufen – ein umfangreiches Qualifizierungsprogramm, das über zweieinhalb Jahre hinweg allen Führungskräften der Deutschen Nationalbibliothek zugutekommt.

Foto: Stephan Jockel

Homeoffice, hybride Teams, das Hinterfragen hierarchischer Strukturen, flexiblere Arbeitszeit-Modelle und die weiter voranschreitende Digitalisierung der Arbeitsprozesse und Services: Die Arbeitswelt befindet sich in einem rasanten Wandel. Dabei hat die Corona-Pandemie dafür gesorgt, dass sich die Digitalisierung der DNB weiter beschleunigt und verstetigt. Damit die Führungskräfte ihre Teams optimal bei den Herausforderungen, die der Wandel mit sich bringt, unterstützen können, bilden sie sich umfangreich fort. Ziele der Fortbildungsreihe sind unter anderem:

• Führungskräfte dabei unterstützen, ihr Führungsverständnis zu reflektieren und ein gemeinsames Bewusstsein dafür zu schaffen, wie wir jetzt und künftig arbeiten wollen und welche Rolle die Führungskräfte dabei einnehmen. Ganz im Sinne von „Gemeinsam. Führen. Gestalten".
• New-Work-Konzepte kennenlernen und eine gemeinsame Grundlage für eine Führungskultur schaffen, die es Mitarbeitenden ermöglicht, ihr Potenzial optimal zu entfalten und zu leben.
• die theoretischen und praktischen Kenntnisse durch aktuelles Führungswissen ergänzen und den Führungskräften das passende Handwerkszeug an die Hand geben, um die Anforderungen sowie den Wandel der analogen und digitalen Arbeitswelt anzunehmen und diesen aktiv, lösungsorientiert sowie entscheidungsfreudig zu gestalten.
• dem anstehenden Generationenwechsel mit entsprechend geschulten und gestärkten Führungskräften souverän begegnen.
• die (standortübergreifende) Vernetzung, den Austausch sowie die Beratung der Führungskräfte untereinander durch den Einsatz und die Vermittlung geeigneter Methoden fördern.
• einen sensiblen und bestärkenden Umgang mit der Diversität der Mitarbeitenden als gelebte Selbstverständlichkeit etablieren.

Start des Thematischen Hauses „Digitale Objekte“

Flexibel, bedarfsgerecht und nachhaltig: So soll die Versorgung der DNB mit Informations- und Kommunikationstechnologien sein. Hierzu wurde das Projekt „Strategisches IT-Management“ initiiert. Die zentrale Metapher: ein Architekturbüro mit eigenen Handwerker*innen. 2023 wurde dieses Bild weiter ausgebaut – mit einem ersten sichtbaren Ergebnis. Im April 2023 startete das Thematische Haus „Digitale Objekte“ mit einer zweijährigen Pilotphase. Hierfür wurden Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Bereichen integriert.

Das Haus bündelt alle Themen rund um die digitalen Objekte. Dies umfasst zum einen die technischen und funktionalen Grundlagen aller Importprozesse – sowohl für digitale Objekte als auch für die von der DNB selbst digitalisierten Objekte. Es betrifft zum anderen das Webharvesting, die Bereitstellung aller gesammelten Objekte, aber auch die digitale Langzeitarchivierung. Aspekte der Nutzung der unkörperlichen Medienwerke, sprich der Online-Ressourcen, für Projekte und Prozesse – z. B. der Digital Humanities, der „Digitalen Geisteswissenschaften“ – finden hier erstmals einen festen Platz in der Organisationsstruktur. 

Die Zimmer werden eingerichtet

Die ersten Monate waren dazu bestimmt, das Haus konkret auszugestalten. Es wurden die notwendigen Strukturen erarbeitet und die Rollen vereinbart. Alle Beteiligten erarbeiteten eine erste gemeinsame Roadmap für die Umsetzung der wichtigsten Aufgaben. Damit alle sich im Haus wohlfühlen, erhielten sie wechselseitig Einblicke in die jeweiligen Arbeitsbereiche. Erste Erfolge zeigen sich bereits: neben einer abgestimmten Planung ist das Verständnis füreinander gewachsen. Das Bündeln der Aufgaben an einer Stelle zeigt zudem deutlich, wie komplex und divers die Aufgaben rund um das Thema sind.

Schritt für Schritt zum Ziel

Neben dem Richtfest für das Haus „Digitale Objekte“ wurden für das Gesamtprojekt weitere Schritte in der Umsetzungsphase gegangen – ganz im Sinne des geplanten iterativen Vorgehens. Im Handlungsfeld IT-Portfolio wurde ein Leistungskatalog zur IT-Versorgung entwickelt. Dieser konnte Ende 2023 in der ersten Version fertiggestellt werden. Hieran muss sich ein laufender Prüfungs- und Pflegeprozess anschließen.

Allgemein gilt: IT-Personal- und Budget-Ressourcen werden immer bedeutender. Dieser Umstand verlangt nach Vorgaben und Regeln für ihren Einsatz; sprich nach einer Strategie. Die IT-Sourcing-Strategie ist Teil der IT-Strategie. Sie legt fest, welche IT-Services durch die eigene IT erbracht und welche über externe Dienstleister eingekauft werden. Sie wird im gleichnamigen Handlungsfeld des Projektes bearbeitet. Auch hier wurde zum Ende des Jahres ein Strategiepapier erstellt. Beim Erarbeiten und Strukturieren der Services konnte bereits auf den neu geschaffenen Portfoliokatalog zurückgegriffen werden. 

Im Handlungsfeld „Prozesse“ wurden zunächst die relevanten IT-Prozesse erhoben. Danach folgte eine Auswahl der wichtigsten Prozesse. Hierzu wurden erste Prozesssteckbriefe erstellt. Diese sollen im Laufe des Jahres 2024 mit externer Unterstützung zu umsetzbaren Sollprozessen weiterentwickelt werden.

Wie geht es weiter?

Das Konzept sieht vor, neben dem Haus „Digitale Objekte“ vier weitere thematische Häuser zu „bauen“: die Häuser „Metadaten“, „Physische Objekte“, „Verwaltung“ und „Vermittlung“. Für das thematische Haus „Metadaten“ startete die Vorbereitungsphase, in der eine Binnenstruktur festgelegt wurde. Diese umfasst im Wesentlichen vier große Themenbereiche: Metadateneingang, Metadatenbereitstellung, Metadatenspeicherung und Metadatenverarbeitung. Das Thema Metadatenqualität wird als übergreifendes Thema betrachtet. Damit unterscheidet sich das neue Haus in der Binnenarchitektur vom Haus „Digitale Objekte“. Doch diese Freiheit lässt das Konzept zu, es legt bewusst nur wenig Mindestanforderungen fest. Die ausgearbeiteten Themenbereiche und Rollen im Haus bilden wesentliche Eckpfeiler für weitere Überlegungen. Diese sehen die schrittweise Integration der Häuser in die Aufbauorganisation im Rahmen einer umfassenderen Organisationsentwicklung vor. Das Haus Metadaten wird dabei den Anfang machen.

Social Media: Aus 2 mach 5

In 2023 hat sich in Sachen Social Media in der Deutschen Nationalbibliothek einiges getan. Bereits 2022 wuchs das Online-Portfolio zuerst um LinkedIn und später um Mastodon. Seit Juli 2023 ist die DNB außerdem bei Instagram vertreten. Ebenfalls seit 2023 schult die Stabsstelle Strategische Entwicklungen und Kommunikation Mitarbeitende im Umgang mit sozialen Medien.

Mit dem Rückenwind des Arbeitgebers aus dem Arbeitsleben posten: In fünf Modulen lernen die DNB Insider – Mitarbeitende aus allen Bereichen der Bibliothek – Nützliches über Medienlogik, Themenfindung, Reichweitentaktiken und rechtliche Rahmenbedingungen in sozialen Medien. Im Sommer begannen die ersten drei Insider, auf LinkedIn aktiv zu werden. Die Entscheidung für LinkedIn hat vor allem zielgruppenspezifische Gründe – so richtet sich der Kanal an alle, die sich für Einblicke in die Arbeitswelt der Deutschen Nationalbibliothek interessieren und den fachlichen Austausch suchen.

Im Winter folgte der erste hausweite Aufruf für die zweite Schulung ab Januar 2024. Sechs weitere Kolleg*innen konnten auf diese Weise gewonnen werden. Das Ziel ist es, mehr authentische Einblicke in die Arbeit und Themen einer Nationalbibliothek zu geben.

Jetzt neu: DNB auf Instagram

Im ersten DNB-Hackathon haben Mitarbeitende der Benutzungsbereiche eine Social-Media-Strategie gehackt, um die Bindung zu Nutzer*innen zu stärken. Seit Juli 2023 ist die DNB daraufhin bei Instagram mit einem Account vertreten. Dort finden vor allem Besucher*innen der Lesesäle hilfreiche Informationen: die Anmeldung zur Benutzung, die Bestellung von Medien, die Benutzung von Online-Medien, die Atmosphäre der Lesesäle, Lesesaalbestände sowie Öffnungs- und Schließzeiten. Aber auch allgemeine Informationen über die Deutsche Nationalbibliothek sowie News aus dem Deutschen Exilarchiv sind dort zu finden. Das Deutsche Buch- und Schriftmuseum ist bereits seit 2020 auf der Video- und Foto-Plattform.

Photo: Fanni Fröhlich

Foto: Stefanie Schust

Neuer Dienst, neue Prioritäten

Foto: Alexander Paul Englert

Aufgrund der Veränderungen, die mit der Umwandlung von Twitter zu X einhergingen, und um eine Alternative für Follower*innen zu bieten, startete Ende 2022 @DNB_Aktuelles auf Mastodon. Im Jahr 2023 wurde die Priorität auf Mastodon als primärer Microblogging-Dienst gesetzt.

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Japan, Korea und Europa – vom internationalen Austausch

Ähnliche Aufgaben und Herausforderungen: Für viele Nationalbibliotheken lohnt sich der Austausch. 2023 besuchten Kolleg*innen aus Korea und Japan die Deutsche Nationalbibliothek in Frankfurt am Main und Leipzig. Mit den Kolleg*innen aus Norwegen fand ein virtuelles Treffen statt. Themenschwerpunkt: der stetige Wandel, mit dem die Nationalbibliotheken umgehen müssen – dieser zeigt sich in der Publikationslandschaft, in veränderten Produktionstechniken, in neuen Vertriebswegen und im Einsatz moderner Technologien.

In diesem Spannungsfeld bewegen sich die Nationalbibliotheken mit besonderem Fokus auf ihre jeweiligen gesetzlichen Grundlagen. Diese finden ihren Ausdruck unter anderem im Ausbau der Sammlung, im Datenmanagement und in der Verzeichnung. Reichlich Gesprächsstoff also bei den Treffen mit den internationalen Besucher*innen der National Diet Library in Japan, der Koreanischen Nationalbibliothek in Südkorea und der Nasjonalbiblioteket in Norwegen. Von den jeweiligen Bibliotheksstandorten aus wurden insgesamt mehr als 18.000 km Luftlinie zurückgelegt, um sich auszutauschen und vergleichbare Herausforderungen unter verschiedenen Aspekten zu betrachten.

Intensiver Erfahrungsaustausch: Besuch aus Tokyo

Gleich im Februar 2023 fand ein mehrtägiger internationaler Austausch mit Takeshi Osako statt. Der Leiter der Rechtsabteilung der National Diet Library in Tokyo besuchte beide Standorte der Deutschen Nationalbibliothek. Aufgrund der vielfältigen Gesprächsthemen wurden im Vorfeld mehrere unterschiedliche Austauschformate organisiert. Neben der gesetzlich geregelten Pflichtablieferung von Medienwerken wurden viele weitere Themen diskutiert: der Datenschutz, das Informationsfreiheitsgesetz und die technischen Verfahren, um elektronische Inhalte langfristig verfügbar zu halten. Aber auch über die uneingeschränkte Bereitstellung sowie die besonderen Schutzbedingungen bei der Nutzung der archivierten Objekte wurde gesprochen.

Gesetzliche Grundlagen in Deutschland und Korea

Die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen im Bereich des Sammlungsaufbaus stand hingegen im Mittelpunkt des Austausches mit den Kolleginnen der Koreanischen Nationalbibliothek – insbesondere die verzahnte Sammlung von körperlichen und unkörperlichen Medienwerken unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten. Dieses zentrale Themenfeld veranlasste auch die beiden Kolleginnen aus Südkorea zu einem Besuch beider Standorte der Deutschen Nationalbibliothek. Während in Frankfurt die Besonderheiten des Sammlungsaufbaus von körperlichen Medienwerken im Vordergrund standen, wurden in Leipzig die Spezifika des Sammelns von unkörperlichen Medienwerken behandelt.

Virtueller Austausch mit der Nasjonalbiblioteket

Im Dezember 2023 fand ein virtuelles Treffen mit Kolleg*innen der Nationalbibliothek Norwegens statt. Im Rahmen dieses Termins wurden die Motivation, die einzelnen Umsetzungsschritte und die aktuelle Handhabung der Einzelheftverzeichnung vorgestellt. Dabei erhält jedes Heft einer Loseblattausgabe, Zeitschrift oder Zeitung eine eigene, spezifische Signatur. Diese grundlegende Änderung wurde 2021 in der Deutschen Nationalbibliothek eingeführt. Sie ermöglicht zum einen eine verbesserte Sichtweise auf die Verzeichnung – und zum anderen eine höhere Transparenz über die Verfügbarkeit einzelner Hefte sowie eine optimale Aufstellung im Magazin. Das virtuelle Treffen soll im nächsten Jahr mit einem Austausch zu Pflichtexemplaren in der Nasjonalbiblioteket und der Deutschen Nationalbibliothek fortgesetzt werden.

Austausch auf europäischer Ebene

2023 war außerdem das zweite Amtsjahr von Frank Scholze als Vorsitzender der Conference of European Libraries (CENL). Ein Höhepunkt ist für die CENL-Mitglieder immer das jährliche Treffen in einer der Mitgliedsbibliotheken. Das Jahrestreffen in der Bibliothèque nationale de France in Paris widmete sich dem wichtigen Thema Nachhaltigkeit. Die facettenreichen Beiträge hierzu wurden kürzlich unter dem Titel „All roads lead to Rome or: National Libraries on their ways to sustainability“ veröffentlicht.